Die Einführung der XRechnung in Deutschland ist in vollem Gange!

BITConsultant: Umsetzung der XRechnung mit SAP ERP bzw. S/4HANA

XRechnung für deutsche Bundesbehörden

XRechnungen können als standardisiertes XML-Format bereits jetzt mittels Leitweg-ID an die betreffende Bundesbehörde adressiert und elektronisch gesendet werden. Sie sind konform zur europäischen Norm EN 16931-1, die das semantische Datenmodell für e-Rechnungen grob vorgibt. Die EU-Mitgliedsländer können das semantische Datenmodell als CIUS (Core Invoice Usage Specification) weiter verfeinern was u.a. in Deutschland bereits geschehen ist.

Ab dem 27.11.2019 müssen Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland XRechnungen von Lieferanten annehmen können. Zum Stichtag 27. November 2020 sind alle Lieferanten verpflichtet, e-Rechnungen auf Basis UBL XML an deutsche Bundesbehörden versenden. Unternehmen können sich unter xrechnung.bund.de für die Plattform registrieren.

Elektronische Rechnungen im XML-Format als EU-weiter Standard

Grundsätzlich sind e-Rechnungen im Rahmen der gesetzlichen EU-Standards in zwei XML-Formaten zulässig. Zulässige XML Schemata sind UBL und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). DieXRechnung in Deutschland basiert auf XML UBL (Universal Business Language).

Das zweite Datenformat der EU für die e-Rechnung ist CII, welches auch bei e-Rechnungen verwendet wird, die den Factur-X- bzw. ZUGFeRD-Standard erfüllen. In beiden Fällen wird die e-Rechnung als XML-Datenstruktur und zugleich als PDF dargestellt. Um Rechnungen als Factur-X erzeugen zu können, muss ein PDF A/3 erstellt werden. Die EPO Software Lösung für die XRechnung unterstützt im Standard die relevanten Prozesse und dies out-of-the-box.

Mit EPO Software können XRechnungen direkt aus SAP heraus versendet werden

XRechnungen sind XML-Dateien im UBL-Format, bei denen bestimmte Standards eingehalten werden müssen. Mittels EPO Software erfolgt die XML-Erstellung und der Versand der Daten aus SAP heraus.

Die Annahme von XRechnungen durch Bundesbehörden

Die Annahme von e-Rechnungen erfolgt durch das Portal der zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes. Der Link zum ZRE-Portal lautet https://xrechnung.bund.de.

Von dort müssen diese von den angeschlossenen Bundesbehörden bzw. von Institutionen, die teilweise oder ganz der öffentlichen Hand gehören wie z.B. Hochschulen, Sozialverbände, Krankenhäuser, Energieversorger etc., abgeholt werden. Die korrekte Adressierung wird durch die Leitweg-ID als eindeutige Kennung sichergestellt.

Die Abholung der Rechnungen im ZRE-Portal und die Übergabe zur lokalen Weiterverarbeitung in der betreffenden Behörde, z.B. mittels Rechnungseingangsworkflow, erfolgt wiederum durch EPO Software.

XRechnungen können auch von Unternehmen angenommen werden

Die modular aufgebaute EPO Software bietet auch Unternehmen die Möglichkeit, e-Rechnungen von Lieferanten anzunehmen und die XRechnung (teil)automatisiert weiterzuverarbeiten. Kosteneinsparungen sind damit garantiert.

Fünf Schritte zur Umstellung auf die XRechnung

Schritt 1 - Mengengerüst ermitteln - Welche Kunden und Verträge sind betroffen?
Alle Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden sowie Gemeinden (Kommunen) verlangen XRechnungen. Es ist zu beachten, dass Behörden und öffentliche Unternehmen nicht immer auf den ersten Blick als solche erkennbar sind. Daher sollte die Kundenliste nach Begriffen wie Bund, Land, Stadt, Gericht, Schule, Behörde, Institut, Amt o.ä. durchsucht werden.

Schritt 2 - Leitweg-ID der Kunden aus dem öffentlichen Sektor in Erfahrung bringen
Da es in diesem Bereich kein öffentliches Register gibt sollte mit der Ermittlung der Leitweg-IDs so bald als möglich begonnen werden. Die Leitweg-ID deutscher Behörden dient als eindeutige Zustelladresse für XRechnungen, vergleichbar mit der IBAN im Zahlungsverkehr. Der betreffende öffentliche Auftraggeber findet seine e-Rechnungen im ZRE-Portal mittels Leitweg-ID.

Schritt 3 - Erstellung und Versand von XRechnungen
Bei geringem Volumen können XRechnungen mittels Webformular oder Webservices auf den verschiedenen Portalen von Bund, Ländern und Gemeinden manuell erfasst werden. Bei höherem Volumen bietet sich für SAP-Anwender die Erzeugung der XRechnung direkt aus SAP heraus an. Hierfür stellt EPO Software die kompletteste und somit am einfachsten implementierbare Lösung für die Erstellung der XRechnung zur Verfügung.

Schritt 4 - Maschinenlesbare Rechnungen und deren Visualisierung
XRechnungen sind XML-Dateien im UBL-Format, welche durch Computer eindeutig lesbar sind. Daneben müssen die elektronischen Rechnungen auch von Menschen gelesen werden können. Hierzu bietet sich die Umwandlung in ein einfach lesbares Format an. Im Funktionsumfang der EPO Software ist daher die Umwandlung der XML-Datei in ein PDF-File und in eine HTML Web-Ansicht enthalten.

Schritt 5 - Versand von XRechnungen
Aufgrund der föderalistischen Struktur der BRD ist es angesichts der Vielzahl der zu erwartenden Eingangs-Webservices von Bund, Ländern und Gemeinden ab einer größeren Anzahl von XRechnungen sinnvoll, auf einen professionellen EDI-Dienstleister für die Zustellung zu vertrauen. EPO Software bietet APIs (Schnittstellen) sowohl zu allen Zustell-Dienstleistern als auch direkt zu den einzelnen Webservices an.

Warum Unternehmen von der E-Rechnung profitieren

Erstellung von validen XRechnungen
XRechnungs-XML werden über EPO-Programme aus SAP SD-Fakturen, SAP FI-Belegen und allen weiteren SAP-Lösungen direkt in SAP erstellt.

Sofort bestätigte Zustellung
Die technische Zustellung wird in Echtzeit (Sekundenbereich) in SAP ERP oder SAP S/4HANA bestätigt (Ausnahme: Zustellung per E-Mail). Daher erübrigen sich Rückfragen beim Kunden, die den Erhalt der Rechnung betreffen.

XRechnungen von Lieferanten annehmen
Kreditorische XRechnungen können auf elektronischem Wege angenommen und mit dem bestehenden Rechnungseingangsprozess effizient verarbeitet werden.

B&IT:

B&IT positioniert sich als spezialisiertes unabhängiges und inhabergeführtes IT-Beratungshaus für die Industrie- und Handelsunternehmen aus den Branchen Mill / Metals, dem Maschinen- und Anlagenbau und der verarbeitenden Industrie. B&IT ist ein professioneller IT-Dienstleister im Prozess- und Applikationsmanagement mit dem Schwerpunkt SAP S/4HANA-, OpenText- und HTML5-Anwendungen und verfügt über eine Vielzahl einschlägiger Referenzen.

Darüber hinaus kann B&IT als Mitglied der increase AG als Komplettanbieter für umfassende IT-Lösungen fungieren, die auch die Bereiche SAP Basis, SAP-Betrieb und SAP-Lizenzen und weitere IT-Technologien und –Leistungen einschließen.

Folgende weitere EPO Software-Produkte sind im relevanten Umfeld verfügbar:

EPO Elster Client für Behördenmeldungen wie LStA, LStB, ELStAM und UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) unter Nutzung von ERiC (Elster Rich Client)

EPO UID Check zur Prüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer in Echtzeit

Zusammenfassende Meldung (ZM-Meldung)

EPO Connector for Interfaces zur Ablösung des SAP Business Connector

SAP-Rechnungsaustausch gemäß „Sistema di Interscambio“ (SdI) in Italien (FatturaPA)

Weitere Informationen:

B&IT Business & IT Consulting GmbH
Erwin Prodinger
Geschäftsführer

Naumanngasse 38a
A-5020 Salzburg

Tel: +43 (0) 664 884 38 625
Mail: erwin.prodinger@businessandit.com

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